Videokonferenz

Videokonferenzen gibt es nun schon sehr lange. Aber auch seit die technischen Möglichkeiten deutlich gewachsen sind (Skype, Facetime) und die Anwendung im privaten Umfeld zunahm, blieb die Nutzung im Geschäftskontext weiterhin hinter den Erwartungen zurück. Das hat sich nun radikal geändert und in nur wenigen Wochen gibt es wohl kaum jemanden, der noch keine Besprechung per Video abgehalten hat.

Die Tools dafür finden zwar vor allem bei geschäftlichen Besprechungen ihren Einsatz, lassen sich aber ebenso dafür einsetzen, gesamte Konferenzen abzuhalten. Vorträge und Paneldiskussionen lassen sich damit ebenso durchführen, wie Breakout-Sessions und andere etwas interaktivere Formate. Dabei ist die Interaktivität natürlich je nach Anzahl der Teilnehmer begrenzt.

Aber wie gesagt, rein technisch steht alles zur Verfügung

BereichFunktion
Keynotes und VorträgeDer Vortragsredner und der Moderator (darauf sollte man nicht verzichten) sind per Video zu sehen, die Teilnehmer gegebenfalls, je nach Anzahl. Bereits in der Einladung sollte darauf hingewiesen werden, dass die Mikrofone stumm zu schalten sind. Hierauf sollte der Moderator ebenfalls nochmals hinweisen. Letztlich verfügen viele Tools über die Funktion, dass die Mikrofone bei den Teilnehmern durch den Host an oder ausgeschaltet werden können. Der Moderator bietet die Teilnehmer ebenso, ihre Fragen a) in den Chat zu schreiben oder b) durch das virtuelle Handheben auf sich aufmerksam zu machen. Verfügt das Tool über eine Umfragefunktion, ist es sehr zu empfehlen, diese während des Vortrags zu nutzen. Dadurch kommt nicht nur etwas Interaktivität hinein, sondern es lassen sich auch interessante Erkenntnisse gewinnen und nutzen.
PaneldiskussionEbenso wie der Vortrag, allerdings mit mehreren aktiven Teilnehmern, was die Notwendigkeit für eine Moderation nochmals erhöht. Die Mikrofone der Panelisten*innen sollten nicht stumm geschaltet sein. Die Begrenzung der Teilnehmerzahl ist zu empfehlen, um dem Bedürfnis der Teilnehmer, Fragen zu stellen, entsprechen zu können.
WorkshopDie Teilnehmerzahl für einen Workshop sollte nochmals deutlich geringer sein. Auch empfiehlt es sich hier auf die Stummschaltung der Mikrofone im Sinne einer lebhaften Diskussion zu verzichten. Einige Tools bieten sogenannte Breakout Räume, für die sich die Teilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen lassen.
NetworkingAuch wenn es den einen oder anderen Trick gibt (Virtuelles Dinner, Musikperformance, Cocktails), mit Videokonferenzen auch eine einfache Art des Networkings zu erreichen, so sind es dennoch nur unzureichende Versuche. Solch starre Videokonferenzlösungen sind nun einmal dafür recht ungeeignet.

Die Anzahl der verfügbaren Softwarelösungen ist mittlerweile stark angewaschsen. Grundsätzlich lassen sich folgende Funktionen unterscheiden:

  • Einladung der Teilnehmer
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Weitere Features
    • Whiteboards
    • Datei-Austausch
    • Breakout-Sessions
    • 1:1-Gespräche
    • Screensharing
    • Live-Chat
    • Voting, Umfragen, Q&A
  • Videoaufzeichnung
  • Support
  • Kosten
  • Datenschutz

Ausgewählte Tools

Die nachfolgenden Tools sind natürlich nur eine sehr subjektive Auswahl aus einem mittlerweile äusserst grossen Angebot von Softwarelösungen. Neben den verfügbaren Funktionen und der Nutzerfreundlichkeit sollten vor allem Datenschutz und Sicherheit eine wichtige Rolle spielen. Das ist regelmässig bei amerikanischen Unternehmen kritisch zu betrachten, weshalb wir versuchen deutsche bzw. europäische Lösungen oder Open Source Projekte zu präferieren. Eine umfangreiche Sammlung verfügbarer Tools findet ihr am Ende des Beitrags.

JITSI MEET

Jitsi ist Open-Source-Projekt und grundsätzlich kostenfrei. Entweder man nutzt direkt die Website meet.jit.si in allen gängigen Browsnern oder eine der mobilen Apps. Es gibt viele Profi Funktionen, beispielsweise die Einrichtung einer eigenen Jitsi Meet-URL oder die Einbettung in die eigene Website. Über die Developertools, für die man allerdings auch einen Entwickler haben sollte, lassen sich viele weitere Details individuell anpassen. Das Entscheidende ist aber, dass die Grundfunktionen sehr einfach und nutzerfreundlich verfügbar sind.

Die wesentlichen Features sind:

  • Bildschirmfreigabe
  • Einladung mit einfacher, individualisierbarer Webadresse
  • Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
  • Chat
  • Passwort-Vergabe möglich
  • Übertragung einer virtuellen Konferenz auf YouTube live
  • Aufzeichnung (direkt oder über den Youtube Live-Stream)
  • Integration in andere Apps und Webseiten
  • Reportings
  • Standardmässig verschlüsselt und vorbildlicher Datenschutz (da man kein Account braucht, gibts auch wenig Daten, die man preis gibt)
  • Open Source und damit sehr gut anpassbar (als Developer)

Teilnehmerzahl:  keine konkreten Angaben; laut jitsi-Forum maximal 35
Preis: kostenfrei
Login für den TN: im Browser oder als Download
Unternehmenssitz:
DSGVO-konform: keine Angaben

Zoom.us

Zoom ist für viele Anwender heute das Tools der Wahl. Es verfügt auch über die meisten Funktionen und konnte selbst unter der überraschend starken Belastung der letzten Monate eine sehr gute Performances abliefern. Einziger Kritikpunkt an dem US amerikanischen Unternehmen ist der Datenschutz und die damit einhergehenden Geschäftsbedingungen. Das Unternehmen hat zwar nach deutlicher Kritik nachgebessert und ist nach eigenen Angaben DSGVO konform, aber der Makel bleibt, wie auch bei allen anderen Angeboten, die sich ausserhalb unserer gewohnten Datenschutzrichtlinien bewegen, namentlich die amerikanischen Unternehmen.

Aber wie es so oft ist, sieht der Funktionsumfang und die Verbreitung über die Bedenken bei der Verschlüsselung und dem Datenschutz. Vor allem deswegen kommt dieser Guide nicht ohne Zoom aus.

Zoom bietet Dir selbst in der kostenfreien Version die Möglichkeit bis zu 100 interaktive Teilnehmer per Video einzubinden. Wobei bei einer solch grossen Zahl sowieso kaum Interaktion möglich sein wird.

In dieser kostenlosen Version sind folgende für Konferenzen relevanten Funktionen enthalten:

  • bis zu 100 Teilnehmer
  • Begrenzung auf 40 min bei mehr als 2 Teilnehmern
  • Ansicht des aktiven Speakers (es wird automatisch der Teilnehmer angezeigt, der spricht)
  • Virtual Background (für viele der Hauptgrund, Zoom zu verwenden)
  • Screen Sharing
  • Whiteboard

Weitere Funktionen gibt es bei den kostenpflichtigen Angeboten, die aktuell zwischen 14 und 19 EURO pro Monat und Host kosten.

  • Paywall (paypal), um die Veranstaltung kostenpflichtig zu machen
  • Anmeldeformulare
  • Live-Chat
  • Umfragen, Q&A
  • Reports und Teilnehmertracking
  • Live-Übertragung in Facebook und YouTube
  • Breakout Sessions

Teilnehmerzahl: 100 interaktive, bis zu 10.000 passive Teilnehmer
Preis ab: 13,99€/Monat/Moderator
Login für den TN: Download der Software am PC oder auf mobilen Geräten
Unternehmenssitz: San Jose, Kalifornien, USA
DSGVO-konform: ja, laut eigenen Angaben

Weiterführende Links

Quick Start Guide

Weitere Tools

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