Eine kurze Einführung zu virtuellen Konferenzen.

Mit 86 Mrd Euro Umsatz ist die Eventbranche in Deutschland ein überaus starker Wirtschaftsfaktor. Nach den USA landet Deutschland damit weltweit auf Platz 2. Getragen wird diese Leistungsfähigkeiten von Branchen wie Medizin, Pharma und Chemie, Transport, Logistik und Verkehr sowie Technologie, Energie, Umwelt und Finanzdienstleistungen.

Quelle: Statista Research Department, 2018
Quelle: German Convention Bureau

Dabei ist die Branche einem stetigen Wandel unterworfen, der durch neue Technologien, drängenden Umweltthemen und veränderten Besucherverhalten getrieben wird.

In Zeiten weltweiter Vernetzung steht eben nicht mehr der Informationsaustausch oder selbst die Präsentation eines neuen Produktes im Vordergrund. Vielmehr sind Interaktion und Partizipation gefragt. Es geht darum, nachhaltige Erlebnisse zu kreieren, gemeinsam neue Lösungen zu suchen und eine treue Gemeinschaft aufzubauen. Damit einher gehen neue Formate, die Innovation (Bootcamps) und Kreativität (Designthinking, World Café) fördern, ebenso wie der Wunsch, reale und intellektuelle Ressourcen zu teilen. Stichwort Sharing Economy.

Themen, die in der Vergangenheit schon bei realen Veranstaltungen an Bedeutung gewannen, kommen in hybriden bzw. virtuellen Formaten erst richtig zum Zuge. Denn in der Virtualität stehen der Individualisierung des Erlebnisses keine realen Grenzen entgegen. Hingegen fehlt den Onlineformaten die ungeplante, überraschende Begegnung, die, wenn wir ehrlich sind, der wesentliche Grund ist, dass wir auf Konferenzen gehen und uns nicht die Vorträge online anschauen. Dadurch bekommen neue Ansätze zum Matchmaking und Gamification eine noch grössere Bedeutung.

Einer der größten Treiber ist natürlich die Technologie, von neuen Payment Lösungen, über digitale Dolmetscher bis hin zu erweiterten Realitäten, Hologrammen und Big Data.

Last but not least steht angesichts des Klimawandels natürlich die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen ganz oben auf der Agenda. Ebenso wie Sicherheit, sei es real (Reise, Aufenthalt) oder digital (Datenschutz).

In a nutshell

Die Lage scheint einigermaßen unübersichtlich. Ständig gibt es neue Formate, Methoden oder zumindest Bezeichnungen für all das. Kaum eine Veranstaltung ist zudem heute klar zuzuordnen. Ist es eine Messe mit angeschlossenen Konferenz oder eine Convention mit Festivalcharakter und integriertem Hackathon? Wie so oft ist das viel sprachlicher Differenzierungslärm um eine eventuell doch recht einfache Thematik. Und so lässt sich (jedes) Event, wenn man die vielen Begrifflichkeit weglässt, in ein paar wenige Bestandteile zerlegen.

Vorträge und Panels

Es geht klassisch um Informations- und Wissensvermittlung. Die Interaktion beschränkt sich auf die immer gleichen Leute, die Fragen stellen wollen und dann vor allem lange reden.

Workshops

Kleine Gruppen mit der Chance zu mehr Diskussion und Interaktion. Meist nimmt aber auch hier der „Impulsvortrag“ noch zu viel Raum ein. Hierunter lassen sich die meisten „neuen“ Formate einordnen.

Networking

Der heilige Gral eines Events. Hier passiert die menschliche Magie. Bei realen Veranstaltungen lässt sich oft schwer sagen, was hier genau der Treiber ist. Für virtuelle Veranstaltungen ist es die größte Herausforderung.

Einzelgespräche

Intime Gespräche in privaten Räumen oder zumindest abgeschieden von der Masse. Häufig mit „Termin“.

Die Digitalisierung einer Veranstaltung ist einfach, naheliegend und machbar. Die soziale Interaktion hingegen bleibt auf der Strecke. Sie ist eben nicht die Sahne obendrauf sondern die Torte aka Dritte Orte.

Die Covid-19 Pandemie nun führte zur Absage aller Konferenzen, Messen und Events. Trotz aller Bemühungen der Eventindustrie, Lösungen zu entwickeln, die den Abstands- und Hygieneregeln entsprechen, ist nicht zu vermuten, dass allzu bald eine Rückkehr zum gewohnten Business möglich ist. Daher werden virtuelle Events aus diesem Grund noch eine ganze Zeit lang regen Zulauf haben. Aber auch über die Coronakrise hinaus sind virtuelle Formate eine wünschenswerte Alternative, die oft zu Unrecht nur als Notlösung angesehen wird. Denn es gibt mindestens zwei gewichtige Gründe, die dafür sprechen, auch auf lange Sicht virtuelle oder zumindest hybride Events aktiv in die eigene Planung einzubeziehen.

Nachhaltigkeit muss und wird unsere Zukunft weiter begleiten, denn der Klimawandel ist nicht aufgehoben. Im Gegenteil, wir sehen jetzt, was zuvor ungeahnte Verhaltensänderungen für positive Folgen auf unsere Umwelt haben können. Ebenso ist die Frage der Zugänglichkeit zu Veranstaltungen ein wesentlicher Aspekt, der weiterhin eine gewichtige Rolle spielen muss. Allzu viele Erlebnisse sind heute noch denen vorbehalten, die es sich leisten können oder aus anderen Gründen von einer Teilnahme ausgeschlossen sind.

Veranstaltungsarten im Trend

Das German Convention Bureau, zuständig für die Repräsentation Deutschlands als Standort für Konferenzen, Messen und Events, hat in einem gemeinschaftlichen Projekt mit dem Fraunhofer IAO, aktuelle Arten von Veranstaltungen ermittelt. Future Meeting Space unterscheidet dabei folgende Formate:

Eine Veranstaltung mit 50 bis 200 Gästen
startet mit einem gemeinsamen frontalen
Vortrag, danach werden einzelne Themen-
gebiete in Kleingruppen bearbeitet. Die
Interaktion der Teilnehmenden steht im
Vordergrund.

Mehrere regionale Veranstaltungen finden
an mehreren Standorten gleichzeitig
und gleichberechtigt statt. Eine Übertra-
gung und somit auch Kommunikation ist
gewährleistet. Dieses Szenario punktet
vor allem mit Zeiteffizienz, Sicherheit und
Erlebniskreation.

Eine mehrtägige Veranstaltung gibt
genug Raum und Zeit, um ein nachhal-
tiges Netzwerk aufzubauen, zu pflegen
und trotzdem notwendige Arbeiten des
Berufsalltags zu erledigen. Kurzfristigkeit
und Zeiteffizienz
machen den Reiz dieses
Szenarios aus.

Die analoge Veranstaltung findet bewusst
an einem abgeschiedenen Ort statt. Ziel
ist die Fokussierung auf die Inhalte, die
Anbindung an die Außenwelt spielt keine
Rolle. Ein Szenario, das vor allem die
Anforderungen an Sicherheit und Erlebnis
abdeckt.

Eine reale Veranstaltung wird zusätzlich in
den virtuellen Raum verlegt. Die Existenz
einer virtuellen Parallelwelt ermöglicht es
den Teilnehmenden, sowohl physisch als
auch digital anwesend zu sein. Das Szena-
rio ist deshalb besonders zeiteffizient und
erlebnisreich
.

Eine ausschließlich in sozialen Medien
existierende Community trifft sich außer-
halb der Netzwerke, um persönlich und
direkt in Kontakt zu treten. Ein Szenario,
das Interaktionselemente mit Kurzfristig-
keit und Erlebniswerten
vereint.

Technologien im Trend

Technologie spielt schon seit Langem eine sehr gewichtige Rolle für jede Art von Veranstaltungen. Das Gute daran ist, dass somit der Umgang schon gelernt ist und heutzutage in Zeiten virtueller Events der Zugang leichter fällt. Nachfolgend ein paar wenige technologische Trends, die sowohl real, als auch an der Schnittstelle zwischen real und virtuell einen wichtigen Beitrag zum Erlebniswert einer Veranstaltung beitragen können.

LED Beamer für 360° Projektionen sind dafür ein guter Einstieg. Sie erlauben es, die digitale Welt mittels Projektion in den realen Raum zu holen. Also wahlweise den realen Redner zum virtuellen Publikum oder die virtuelle Performance zu den realen Gästen einer Veranstaltung.

Nebelprojektoren erweitern diese Möglichkeit indem das Bild auf eine Nebelwand projiziert wird und damit eine weitergehende Immersion erreicht werden kann.

Leia Display System

Auch Hologramme gehören in diese Kategorie und haben hier und da bereits für Aufsehen gesorgt. Sei es, um einen Redner virtuell auf die Bühne zu holen oder ein Musikperformance zu übertragen. Allerdings dürfte der Aufwand für die meisten Veranstalter dafür noch zu hoch sein. Alles eine Frage der Zeit.

Digitale Dolmetscher und Spracherkennungssysteme sind ebenso hilfreich, um Sprachbarrieren zu überwinden und Inklusion sicherzustellen.

Die Veranstaltungsbranche muss sich ebenso mit neuen Bezahlsystemen auseinandersetzen. Vor allem dann, wenn zukünftige Monetarisierungsmodelle nicht vorrangig über Eintrittspreise, sondern auch beispielsweise über Mikrotransaktionen innerhalb der laufenden Veranstaltung realisiert werden.

Last but not least gewinnt das weite Feld der Virtual Reality und VR Brillen, vorrangig für virtuelle Konferenzen, an Bedeutung. Einen ersten Überblick gibt dazu der Beitrag von Jan Fiedler.

Weiterführende Links:

German Convention Bureau

Future Meeting Space

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